Wat te doen indien er veel offertes en aanbestedingen op te volgen zijn?

Bij Elektra Bree Bordenbouw (EBB NV) komen er dagelijks aanvragen binnen om een elektrisch bord uit te werken, in de vorm van een offerte of aanbesteding. Door hun jarenlange ervaring kunnen zij - samen met hun ontwerpers - snel een lijst opstellen van het nodige materiaal en de daarbij horende werkuren om het bord te assembleren.

In deze toch wel speciale markt komen er voor één en hetzelfde project ook vaak meerdere aanvragen binnen van verschillende installateurs.
Dit noemen wij een one-to-many relatiebeheer voor verkoopkansen, om dit in een CRM of ERP-pakket terug te vinden is niet eenvoudig.

Zeker indien er voor elk project, afhankelijk van de omvang, bij de leveranciers speciale tarieven verkregen worden op dezelfde producten. Hierdoor wordt het beheer van deze offertes - en de opvolging ervan - een zeer belangrijk gegeven.

Voor het opvolgen van deze communicatie met alle partijen hebben we een oplossing gekozen die flexibel kan omgaan met deze relaties.
OpenERP is een Open Source ERP omgeving met ingebouwde CRM functionaliteit. Je kan OpenERP als een soort van frame-work beschouwen waar wij de nodige aanpassingen op kunnen verrichten. Het opvolgen van alle communicatie per project of per contact is van groot belang voor de projectmanagers bij EBB NV. Maar ook het beheer van agenda's en contacten voor de mobiele zakenman heeft hier de nodige aandacht gekregen.

EBB kan vanaf nu alle e-mails, faxen en telefoonoproepen traceren per project, wordt verwittigd indien er een deadline voor een aanbesteding nadert en wanneer een leverancier of klant dient gecontacteerd te worden. Door ook gebruik te maken van Google API's heeft Cats&Dogs ervoor gezorgd dat zowel Android als iPhone-gebruikers hun afspraken en mails kunnen opvolgen. Een plug-in zorgt ervoor dat op de desktop van de gebruiker alle e-mails die hij of zij belangrijk vindt, gekoppeld wordt in OpenERP.

Momenteel werken we eraan om in OpenERP onze jarenlange know-how van bedrijfsprocessen ook te finaliseren in een gestructureerde workflow. Deze basis zal ervoor zorgen dat we ook voor de kleine en middelgrote KMO-bedrijven een stabiele en werkbare omgeving kunnen aanbieden met High-End ERP/CRM allures, en dit voor een lage instapprijs.